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Come funziona un programma di gestione aziendale e come scegliere quello giusto

Il modo migliore per guidare la propria azienda verso il futuro è servirsi di un programma di gestione aziendale. Scegliere di costruire e gestire un archivio digitale può fare la differenza tra essere più o meno produttivi. Prima di sceglierne uno però, bisogna trovare quello più adatto alle esigenze della propria azienda.

Programma di gestione aziendale, come funziona

Un software di gestione documentale ha come obiettivo quello di rendere più semplice e funzionale la gestione quotidiana di informazioni e documenti in modo da abbattere i tempi di archiviazione cartacea e lo spreco di materie prime. Per mezzo della digitalizzazione dei dati si semplifica in maniera notevole la ricerca interna, in modo da consentire l’immediato reperimento di ogni tipo di informazione digitalizzata.

Se la gestione documentale avviene in maniera efficace, permette un netto aumento dell’efficienza e dell’organizzazione aziendale, in modo da basarsi su un tipo di modello condiviso e sul quale acquisire il konw how circa le competenze interne.

Grazie a un processo di conservazione sostitutiva è possibile inoltre digitalizzare e conservare in maniera corretta ogni tipo di documento, che sia fiscale o tributario, anche tutti quei documenti per i quali bisogna permettere l’opponibilità a terzi.

Optare per un software di gestione documentale diventa particolarmente indicato per le pmi nella produzione di serie o per commesse, nel commercio e nei servizi.

Il funzionamento di un programma di gestione aziendale

Una buona applicazione di gestione documentale permette di creare un archivio centralizzato di documenti e informazioni che può essere comodamente accessibile in tutte le sue funzionalità da manager e utenti aziendali.

Qualsiasi tipo di file generato da tutte le applicazioni che vengono utilizzate in un’azienda, come ad esempio e-mail, cad, programmi di scrittura, file system e così via, nonché tutti i documenti provenienti dall’esterno, per esempio da clienti e fornitori, può essere archiviato. Questi software influenzano il cambiamento aziendale e danno un nuovo volto al futuro. L’attenzione concentrata sul cambiamento di un’impresa investita da questo rinnovo è importante perché dà valore alla digitalizzazione come futuro globale del mondo lavorativo e apre a tante nuove opportunità.

Come organizzare il lavoro

I software di gestione dati permettono di archiviare e riordinare le informazioni in pubblicazioni o fascicoli virtuali. Nel momento dell’archiviazione ogni documento verrà classificato in base alla sua tipologia o categoria e perciò pubblicato e catalogato all’interno del sistema.

I documenti in formato elettronico vengono catalogati in base a una serie di riferimenti in modo che l’archiviazione di varie tipologie possa permettere di riunire fogli e riferimenti significativi che possono essere ricercati con facilità in un sistema accessibile agli utenti che ne hanno il permesso.

Ci sono poi dei workflow che semplificano la gestione del processo di approvazione e di gestione di ogni documento aziendale. In questo modo diventa quindi possibile non solo di gestire eventuali ritardi e scadenze o semplicemente organizzare i dati ma anche avviare una progressione dell’azienda in ottica digitale.

software data
Come funziona un programma di gestione aziendale e come scegliere quello giusto – Foto da Pixabay.com

Le caratteristiche di un buon software gestionale

Ci sono dei punti fondamentali che è bene tenere a mente per valutare l’acquisto di un software aziendale per la digitalizzazione e l’archiviazione dei dati. Eccoli nel dettaglio:

1. Un sistema di sicurezza di buona qualità

Sebbene quasi tutti i metodi d’archiviazione semplici promettano la garanzia della migliore sicurezza possibile, moltissimi utenti si rendono conto nel tempo che i propri file all’interno di questi storage non sono protetti nel miglior modo possibile. Ecco perché non è raro sentire episodi in cui molti dati vengono rubati e condivisi dalla rete. Un sistema invece offerto da un’azienda professionale è in grado di sopperire a tale problema e mettere al sicuro tutte le informazioni sensibili.

2. I tool interessanti

È importante che i software abbiano funzioni professionali fondamentali per l’impiego in un ambiente di lavoro organizzato.

Uno su tutti è l’indicizzazione, che permette la selezione e la ricerca di documenti in base al tipo di contenuto e non si basa solo sulla semplice digitalizzazione dei documenti cartacei. È anche utile vedere l’evoluzione della documentazione utilizzata all’interno dello stoccaggio, così come la presenza di workflow e il tipo di autorizzazione per la gestione della documentazione a seconda degli utilizzi.

3. Performance elevate

Ciò che un sistema di archiviazione deve garantire è un server sicuro. I problemi che potrebbero insorgere in caso contrario non garantiscono la piena funzionalità di un sistema. Questo perché se il server cade lascia purtroppo senza la possibilità di accedere alla documentazione nel momento del bisogno e crea un danno a tutta la produzione.

4. Un buon sistema di backup

Più cresce l’azienda, più sicuramente aumenta anche la documentazione che produce. Per garantire quindi di avere sempre uno spazio a disposizione per questo ammontare, non si può semplicemente fare affidamento su un tipo di archiviazione semplice, che non promette uno spazio illimitato o comunque una possibilità di espansione. Tutto questo si traduce perciò nella necessità di migrare i propri dati e la loro organizzazione in sistemi di backup dedicati e su misura.

Nonostante questa sembri una cosa ovvia, non è così scontato che tutti i software provvedano a questo tipo di sicurezza, spesso perché potrebbero esserci dei costi supplementari per servizi del genere o potrebbero creare delle difficoltà tecniche non indifferenti, soprattutto per quanto riguarda i sistemi cloud.

I programmi migliori permettono di estendere continuamente il proprio spazio grazie a dei workflow automatizzati che possono far attivare più facilmente processi legati all’archiviazione digitale.

5. Personalizzazione

Ci sono determinati servizi di archiviazione più semplici e standard che non permettono agli utenti di creare veramente l’archivio digitale adatto alle loro esigenze. La personalizzazione dello spazio di lavoro e del tipo di funzionalità necessarie permette in realtà alle aziende di modellare il proprio archivio digitale in modo semplice e funzionale avendo sempre i propri documenti a portata di mano. Questa personalizzazione è fondamentale perché stimola la crescita e l’evoluzione in termini di qualità del prodotto, migliorando il livello di organizzazione della propria azienda.

archiviazione dati
Come funziona un programma di gestione aziendale e come scegliere quello giusto – Foto da Pixabay.com

Programma di gestione aziendale: cartaceo e servizi Cloud

Per quanto riguarda ciò che rimane dei documenti cartacei, ci sono due opzioni. C’è chi ha ormai abituato i clienti e gli utenti in un certo modo e preferisce ancora affidarsi alla carta e chi invece riesce a utilizzare il digitale per ogni aspetto della vita in azienda. Per chi opta per tenerli entrambi, è possibile associare con facilità il numero delle cartelline o dei faldoni già presenti con lo stesso codice della relativa cartella digitale.

Il materiale stampato, in generale, si è comunque notevolmente ridotto negli anni, ma rimane l’obbligo di conservare certi elaborati o i documenti firmati da clienti e fornitori vari, anche se spesso sono consultabili più semplicemente in versione PDF.

Un altro strumento utile per l’organizzazione aziendale è il servizio cloud per determinati documenti e lavori. Non è infatti necessario catalogare sul cloud tutto l’archivio perché questo procedimento sarebbe costoso e inutile, oltre che far impiegare moltissimo tempo.

Ovviamente ce ne sono di molti tipi ma sicuramente i più famosi servizi cloud sono quelli di Google Drive, OneDrive e iCloud. Avere il proprio lavoro a portata di mano in ogni momento è un buon mezzo per poter lavorare in ogni luogo e nel modo più efficiente.

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