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La gestione del workflow aziendale per migliorare l’impresa

Se hai mai sentito parlare di workflow aziendale ma non sai di cosa si tratta sei nel posto giusto. Devi sapere innanzitutto che è ciò che serve alla tua azienda per entrare al meglio nel processo di digitalizzazione dati. È l’organizzazione del flusso di lavoro di un’impresa in modo da migliorare lo svolgimento di ogni attività.

Cos’è il workflow aziendale?

Il termine Workflow significa letteralmente “flusso di lavoro”. Viene usato per indentificare il modello digitale di un processo attraverso la sua razionalizzazione e suddivisione in diverse attività. Ciò serve a ottimizzare le performance e rendere più efficiente l’uso di risorse. Il vantaggio principale è che i task possono essere automatici se non richiedono un intervento decisionale. Diventa infatti possibile fare in modo che automaticamente si avvii uno specifico workflow prefissato all’utente e, una volta completata l’attività, il workflow può avviare un nuovo task per la successiva fase del flusso di lavoro.

Workflow documentale

Un workflow documentale permette di acquisire un documento e di crearlo, firmarlo, modificarlo e archiviarlo. L’utilizzo di flussi di lavoro documentali permette quindi a ogni organizzazione di seguire il documento in tutte le sue fasi.

All’aumentare della complessità a seconda di requisiti normativi, procedure e cambiamenti, l’utilizzo di Workflow per ottimizzare i processi aziendali è una prassi necessaria per ogni azienda. Questo modello organizzativo permette di monitorare e ottimizzare le performance aziendali e migliorare la gestione delle risorse.

La gestione del workflow aziendale

Per gestire il workflow aziendale servono determinati accorgimenti perché non è semplice come sembra. È facile infatti incontrare errori frequenti. Per organizzare al meglio le attività aziendali bisognerà impostare un diagramma di flusso da condividere con ogni persona coinvolta nel processo in modo da avere ben chiare le diverse mansioni e le modalità di esecuzione.

Di tutte le attività aziendali che interessano, bisogna quindi elencare tutte le azioni necessarie alla tua organizzazione che richiedono l’interazione tra diversi ruoli e suddividere il lavoro tra gli interessati per capire come lavorare e interagire con gli altri. Definire ogni attività permette di costruire il flusso di lavoro spiegando il compito da svolgere in ogni reparto. Cercare di organizzare il flusso di lavoro in base a una corretta sequenza logico-temporale per organizzare al meglio le mansioni dell’azienda.

Tipologie di Workflow

Esistono essenzialmente due tipi di Workflow: il Workflow procedurale e ad hoc. Sono due modelli che arrivano dal “motore di Workflow” che definisce regole e procedure in modo da automatizzare il processo decisionale. Eccoli nel dettaglio

  • Il Workflow Procedurale è noto anche come Workflow direttivo o di produzione. Semplicemente, riguarda procedure già note all’azienda che vengono eseguite mediante procedimenti prestabiliti.
  • Il Workflow Dinamico si basa invece su un modello di collaborazione che non ha nulla di prestabilito e infatti viene chiamato dinamico. I soggetti intervengono a seconda delle decisioni che vengono prese durante il flusso di lavoro.

Il BPM “Business process management” invece, permette di impiegare processi fluidi ed efficienti per rendere l’azienda performante. Avvia un nuovo orientamento culturale e tecnologico per ripensare l’azienda in termini di processo, in modo da aumentare la produttività e la competitività e rendendo l’organizzazione maggiormente flessibile. Un percorso strutturato e applicato in modo da garantire sin dal principio standard elevati di efficacia ed efficienza. Il BPM permette di analizzare lo stato attuale del processo per poter individuare in tempo reale tutte le criticità in modo da trovare subito soluzioni alternative. Le decisioni prese vengono quindi condivise con il cliente che può approvare il piano operativo prima di condividere gli obiettivi con il team. È possibile perciò considerare i miglioramenti passo dopo passo garantendo così un risultato completo e coerente con gli obiettivi. Anche l’ERP, Enterprise resource planning, letteralmente “pianificazione delle risorse d’impresa” permette l’automazione dei processi aziendali, il trasferimento dei dati e la condivisione di informazioni in un’organizzazione. Gli obiettivi sono gli stessi del Workflow ma con un approccio tecnologico e soluzioni diverse. Il workflow management è centrato sul processo, mentre l’ERP sul dato. Entrambe le soluzioni sono necessarie, si integrano tra loro e si completano a vicenda. Il workflow elabora i dati del sistema ERP e li inserisce in un processo digitalizzato dove il personale svolge le proprie attività.

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La gestione del workflow per migliorare l’impresa – Foto di Pixabay

Vantaggi del workflow

Il workflow aziendale permette di:

  • assegnare dei ruoli ed alla gestione delle scadenze;
  • aumentare l’efficienza dell’impresa;
  • riduce drasticamente gli errori;
  • abbatte i tempi di risposta;
  • tiene i singoli processi costantemente sotto controllo da parte dei responsabili;
  • tutti gli attori sono continuamente coinvolti nei processi;
  • permette di gestire in base a deteminate logiche;
  • abbatte i costi amministrativi;
  • permette una riduzione del personale;
  • garantisce la tracciabilità di ogni singola operazione riducendo l’errore umano;
  • riduce lo spreco di carta.

Come organizzare il flusso di lavoro aziendale

Sappiamo ora bene a cosa serve organizzare il flusso di lavoro e cosa bisogna considerare per crearne uno efficace e ben strutturato. Bisogna ora capire come è possibile organizzare al meglio un flusso di lavoro che include numerose persone, attività e risorse.

Anche se sembra difficile, l’imprenditore a capo di un progetto incontra diverse difficoltà quando deve organizzare le attività di una sola persona. Ma una volta compreso il meccanismo sarà tutto più semplice.

Ecco cosa si può fare:

  • Eleggere un Project Manager, cioè una persona che si occupa esclusivamente di organizzare e coordinare ogni membro del gruppo.
  • Considerare quanto tempo serve per svolgere ogni attività in modo da riuscire a incastrare nel modo migliore ogni risorsa aziendale.
  • Esaminare tutte le attività in base alla priorità e all’urgenza per l’intero flusso aziendale. Un workflow dovrebbe dare la priorità alle attività con maggiore rilevanza.
  • Assicurarsi che ogni figura abbia a disposizione delle risorse e delle informazioni necessarie per svolgere la mansione in modo da non interrompere alcuna attività perché qualcuno non ha sufficienti risorse per portare a termine il lavoro.