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I vantaggi della gestione del workflow

Cos’è il workflow aziendale? Il termine workflow deriva dall’inglese e significa “flusso di lavoro” e permette di organizzare tutte le informazioni per rendere più efficiente la propria attività.

Il potenziale del workflow digitalizzato

Quando si parla di digitalizzazione aziendale, spesso ci si riferisce non soltanto all’archiviazione dei documenti ma anche all’ottimizzazione dei processi. Questi infatti sono determinanti per il raggiungimento degli obiettivi dell’imprese e, se gestiti digitalmente, permettono all’azienda di risparmiare soldi e tempo e di non caricare troppo lavoro superfluo sui dipendenti che possono in questo modo dedicarsi ad attività più importanti. Il workflow quindi permette di automatizzare i processi di un’azienda in modo da rendere un processo lavorativo o operativo più rapido e organizzato. Successo, efficienza e funzionamento sono gli ingredienti chiave che permettono di svolgere l’attività al meglio in modo preciso e veloce e senza sforare con i tempi.

Le lavorazioni possono subire spesso ritardi e intoppi ma grazie a un workflow organizzato è più facile gestire gli imprevisti e controllare i problemi in modo da poterli risolvere. In questo modo è tutto ottimizzato per la produzione. Gli automatismi diventano fondamentali perché velocizzano l’elaborazione e l’utilizzo dei file e riducono di tantissimo il margine di errore. Scegliendo questa strada quindi, se ne beneficia a 360°. Costi, tempi, riduzione degli errori rispetto ai documenti cartacei e alle operazioni manuali: un miglioramento decisivo sotto ogni aspetto.

Cosa fa il workflow?

La creazione di un flusso di lavoro permette di ottimizzare e verificare i contenuti. Oltre a essere una difficoltà, il trattamento tradizionale di certe attività diventa un automatismo noioso e ripetitivo a bassissimo valore aggiunto e non giova né al dipendente né all’imprenditore.

Il tempo sprecato diventa quindi:

  • una perdita di denaro e profitto;
  • un evidente calo della motivazione per tutti i membri del team.

L’automazione totale o parziale di un processo aziendale diventa quindi fondamentale. I documenti, le informazioni o le procedure diventano rapidi e rendono agevole il passaggio tra un partecipante e un altro delle attività, in base a precise regole. Si crea una concatenazione per velocizzare il lavoro aziendale e non caricare i dipendenti di attività superflue.

Questa attività di trasformazione non è più solo manuale ma anzi è possibile effettuarla in base a un software di gestione del workflow aziendale che cambia in meglio il processo.

workflow aziendale
I vantaggi della gestione del workflow – Pixabay di Campaign_Creators

I dettagli

Il sistema di workflow permette quindi di:

  • riconoscere lo stato di avanzamento del processo;
  • raccogliere e gestire dati/attività da effettuare;
  • guidare automaticamente l’utente per migliorare il processo di business.

Come funziona un software per la gestione dei processi aziendali

Utilizzare semplicemente il termine software quando si parla di gestione di un workflow in realtà non è corretto perché è meglio parlare di motore. Un motore di workflow è quello strumento che permette di automatizzare i processi lavorativi dell’azienda e creare modelli standardizzati. Un tipo di strumento che riesce anche a formalizzare le regole lavorative aziendali in modo da rendere automatizzato il processo decisionale.

Esistono comunque, nelle aziende PMI, due tipi di Workflow:

  • quello procedurale, che corrisponde all’automatizzazione dei processi lavorativi in base a determinate procedure prestabilite;
  • quello dinamico, basato su un modello collaborativo in cui vari componenti prendono delle decisioni nel percorso per variare in base delle esigenze.

I vantaggi del workflow aziendale

Ecco alcuni dei vantaggi della digitalizzazione dei processi di un’impresa:

  • Aumento della velocità di svolgimento delle attività. Vengono infatti ridotti i tempi di esecuzione e i tempi morti migliorando l’operatività in modo da gestire al meglio l’avanzamento delle singole attività e i sottoprocessi;
  • Eliminazione delle attività superflue e ottimizzazione dei processi. Questo permette di individuare i compiti non necessari, ovvero che si possono semplicemente abolire, in modo da aumentando la produttività e contribuendo a non cadere negli sprechi;
  • Migliorare la collaborazione tra diverse parti del team e le funzioni aziendali. In modo da creare un clima di lavoro più sereno e un ambiente che tutela i propri collaboratori.

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