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Come scegliere gli strumenti informatici per la tua azienda

Scegliere gli strumenti informatici digitali per ottimizzare i processi non è più solamente una prerogativa delle grandi aziende. Il problema è che diventa difficile trovare quelli che sono davvero utili per la tua azienda. Cerchiamo di capirci di più.

I vantaggi del processo di digitalizzazione delle imprese

Vediamo perché è importante scegliere degli strumenti informatici per la propria azienda.

  • Sicurezza. Grazie all’utilizzo di nuove tecnologie digitali è possibile servirsi dell’archiviazione per aumentare la sicurezza dei dati attraverso la creazione di backup. In questo modo non si corre il rischio di perdere materiale importante in maniera irreversibile;
  • Risparmio. La dematerializzazione dei documenti infatti permette di ridurre l’uso di carta e inchiostro in modo da avere un notevole risparmio sia per quanto riguarda lo spazio, che in termini economici e si presta attenzione anche alla riduzione dell’inquinamento. Inoltre, aggiornarsi costantemente grazie alla tecnologia permette di ottimizzare l’organizzazione produttiva e i contatti diretti o indiretti con clienti o fornitori;
  • Comunicazione rapida. Grazie alla digitalizzazione delle imprese è possibile migliorare i passaggi di informazione all’interno dell’azienda e permette di comunicare meglio i propri obiettivi avendo vari mezzi e linguaggi a disposizione In questo modo diventa anche più facile dare visibilità al prodotto che si propone e ai servizi offerti. La nostra società infatti è sempre più digitale e questi strumenti rendono la Customer Experience perfetta per diventare sempre più autorevoli nel proprio settore.

Gli strumenti informatici utili per il processo di digitalizzazione aziendale

Poiché digitalizzare un’impresa significa saper impiegare le tecnologie digitali per migliorare le attività e rendere accessibili le informazioni anche da remoto, bisogna saper rendere più snelli i flussi di lavoro automatizzando le attività con gli strumenti adeguati.

Quattro strumenti utili

  1. Sito web: ormai è impensabile che un’impresa che punta al futuro non ne abbia uno. Serve a farsi conoscere ed entrare in relazione con i clienti di sempre e attirarne di nuovi. Un sito web, insieme all’utilizzo dei Social Network, serve a creare una solida Brand Identity e può essere utilizzata per promuovere e vendere prodotti e servizi utili;
  2. Firma digitale: questo strumento permette di firmare in tempi molto brevi qualsiasi documento utilizzando semplicemente un dispositivo elettronico con schermo, come pc o smartphone, ed è certificato infatti garantisce autenticità e la ricezione del messaggio. Altrimenti, esiste anche la marca temporale, ovvero dotato di un servizio offerto da un Certificatore accreditato, che si chiama Time Stamp Authority (TSA), che permette di inserire data e ora verificate e valide ai fini di un documento digitale;
  3. Strumenti di sicurezza: il termine Cyber Security viene utilizzato per indicare le qualità di durata di una tecnologia e deve possedere le competenze giuste che servono a fronteggiare gli attacchi informatici che possono andare a intaccare le imprese, i singoli utenti, gli enti pubblici e ogni tipo di organizzazione. Per le aziende è fondamentale porre attenzione a questo punto in particolare perché bisogna tutelare il proprio patrimonio informativo e quindi avvalersi gli strumenti di Cyber Security che servono a tutelare le imprese da attacchi indesiderati diventa fondamentale;
  4. Sistema di archiviazione (DMS): conosciuto anche come “Sistema di gestione dei documenti”, si tratta di quell’insieme di soluzioni software per poter gestire, condividere, sistemare e archiviare file in modo rapido e immediato, garantendo l’accessibilità ai documenti da qualsiasi dispositivo. Un software di gestione documentale serve a migliorare la produttività e la competitività di un’impresa, rende più efficiente il lavoro e porta a far diventare più fluido il passaggio di informazioni, facendo diventare così la condivisione dei documenti più immediata con un notevole risparmio di tempo.

L’importanza della scalabilità

Il software scelto non deve risolvere solamente le criticità che vi trovate ad affrontare in questo momento. Anzi, questo software deve essere sempre aggiornabile in modo da poter crescere insieme alla vostra attività ed essere pronto per eventuali necessità future. Bisogna quindi avere la possibilità di integrare nuove funzioni, possibilità di aggiungere altri strumenti, o arricchire con tutto ciò che può essere necessario. Se avete intenzione di espandere un ramo della vostra azienda in futuro e aggiungere personale ad esempio, la tecnologia che si trova a propria disposizione deve poter permettere di aggiungere tutto ciò in maniera rapida e facile.

L’evoluzione però significa anche poter usufruire di prezzi calmierati. Questo è logico se si pensa che una startup non può certamente disporre delle stesse risorse che può avere invece un’azienda più antica e già avviata. Il mutare del business col passare del tempo deve fronteggiare questo problema e il software che si sceglie di utilizzare deve permettere di adattare le funzioni sulle priorità del momento ed evolvere in futuro, potendovi accedere a un prezzo che non esca dal budget prefissato.

Lo stretto indispensabile

Per quanto riguarda i software aziendali, il concetto di less is more è importante. Non serve avere a disposizione tantissime funzionalità ma basta scegliere qualcosa che punti solamente sugli aspetti che vi servono di più nel momento. In questo modo si può capire se il software è adatto alla vostra attività oppure se è meglio puntare ad altro. Più i processi sono semplici, più si ha a che fare con un’interfaccia utente chiara e una funzionalità assoluta. Anche il supporto clienti può essere eccellente e offrire un servizio efficiente e più mirato alle piccole aziende rispetto all’avere a che fare con software pesanti che non sono stati progettati per loro e che hanno moltissime funzionalità non utili allo scopo.

I software aziendali spesso possono essere complicati e molto costosi e non rispondono nemmeno alle esigenze delle piccole aziende. Si tratta di strumenti che si rivolgono ad aziende complesse ma se si ha una piccola impresa, basta affidarsi a software con funzionalità molto più limitate sia in termini di budget che di personale. La maggior parte di questi strumenti informatici complessi magari non ha nemmeno un team di supporto informatico adeguato. Ecco perché conviene cercare un software facile da usare e intuitivo.

Integrazione

Spesso quindi ci si può affidare a strumenti che integrano le funzionalità in modo da garantire efficienza e trasparenza. Questo serve a prendere decisioni più ponderate. A tal proposito è opportuno che il vostro nuovo software possa integrarsi facilmente con gli strumenti quotidiani che già si utilizzano in azienda. Di solito, questi sono:

  • Software amministrativi
  • Piattaforme di marketing
  • Strumento CRM
  • Software di analisi (soprattutto web)

Alcuni software aziendali possono avere addirittura altre funzioni. Questo tipo di strumenti, se presi singolarmente però possono risultare troppo cari per le piccole aziende e il più delle volte sono anche complessi da gestire e mantenere. Quando si sceglie un software aziendale quindi, diventa importante stabilire prima i propri bisogni per potersi concentrare sulle funzioni essenziali.

Siccome ogni azienda ha i propri bisogni ed esigenze, non importa quanto sia grande, deve optare per la strategia migliore per sé, ovvero seguire sempre la scelta di un software personalizzabile.

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27 gennaio 2022 - Ore 10:00 - 11:45