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Pianificazione e controllo di gestione in azienda: strumenti utili

Pianificazione e controllo di gestione sono due fattori importanti da non trascurare nell’organizzazione aziendale. Questi, se ben studiati, possono far emergere l’impresa al meglio e renderla competitiva all’interno del panorama economico.

Programmare il percorso della propria azienda

La pianificazione aziendale sta a intendere tutto il processo attraverso il quale chi ha in mano le redini di un’impresa può stabilirne con più semplicità lo scenario futuro più consono. Di conseguenza, potrà anche stabilire un percorso da seguire determinato da una serie di azioni perfette allo scopo dell’impresa.

Il controllo di gestione, invece, è l’insieme di tutte quelle attività che servono a capire se quanto stabilito inizialmente è stato effettivamente raggiunto e cosa invece potrebbe essere cambiato.

Gli strumenti del controllo di gestione

Diventa quindi importante capire quali sono i migliori strumenti di pianificazione aziendale e controllo di gestione che un’azienda deve tenere in considerazione. Poiché ci si trova davanti a un mercato sempre più complesso e a una concorrenza sempre più aggressiva, le difficoltà incontrate dalle aziende per poter raggiungere i propri obiettivi sono sempre molte. Proprio per questo motivo, può quindi essere utile vedere insieme quali sono i principali sistemi di pianificazione e di controllo di gestione.

Gli strumenti fondamentali sono i seguenti:

  • la Contabilità analitica
  • il Bilancio di previsione
  • il Sistema di reporting

Contabilità analitica

La contabilità analitica, a differenza della classica contabilità generale, ha costi che vengono imputati alle singole parti della complessa struttura aziendale. L’obiettivo ultimo della contabilità analitica, meglio conosciuta anche come “contabilità dei costi”, è quello rilevare periodicamente la redditività di determinate parti dell’azienda, per poter fare dei confronti e capire se la redditività ottenuta è in linea con quella attesa.
La suddivisione del sistema di contabilità analitica è la seguente:
  • rilevazione dei fenomeni aziendali;
  • svolgimento di operazioni di integrazione dei dati, fondamentali per allineare i valori economici ai risultati contabili di un determinato periodo;
  • l’effettuazione di analisi di valori economici fra diversi settori per avere un quadro completo dei centri che realizzano prodotti o degli output che si ritiene necessario valorizzare;
  • la valorizzazione finale degli oggetti di costo aziendale tramite il semplice raffronto fra costi sostenuti in un determinato periodo e quantità di produzione dello stesso periodo.

Bilancio di previsione (budget)

Il budget aziendale è invece uno strumento a disposizione delle aziende per stabilire, ogni anno, i risultati da conseguire e i costi da sostenere per portare avanti una determinata attività che è stata prefissata. Il budget è composto da due parti da tenere entrambe in considerazione:

  • il “budget operativo”, ovvero quello che spiega in sintesi il conto economico preventivo;
  • il “budget finanziario”, che dettaglia i flussi finanziari che arrivano dalle previsioni economiche fatte, più gli investimenti e la cassa.

Il budget, oltre a essere un documento di previsione, ha inoltre due funzioni importanti.

  • Una funzione di direzione, poiché fornisce una precisa rappresentazione dell’obiettivo programmato del sistema impresa. Essendo uno strumento di pianificazione, il budget permette anche di prevedere i problemi e le difficoltà in modo da muoversi in anticipo con azioni necessarie per porre un freno.
  • Una di controllo e gestione, infatti controllare il sistema impresa vuol dire fare in modo che si rimanga sul proprio percorso. Questo è infatti programmato attraverso il budget che deve prevedere anche possibili  eventi difficoltosi e correggerle con deviazioni dal percorso prefissato.

Reporting

Si tratta di un’attività di rilevazione e di misurazione dei risultati. Il reporting è una parte fondamentale del processo di controllo e gestione dei costi e dei ricavi. In questo modo infatti è possibile verificare se si è stati in linea con le aspettative grazie a dei risultati concreti. Per una corretta analisi, è possibile procedere al calcolo degli scostamenti. Questo è un come processo mediante il quale si verifica se sono stati raggiunti gli obiettivi prestabiliti e in che misura, attraverso un confronto tra il budget e i risultati effettivi.
Se c’è qualcosa che non va si potrà quindi procedere alla definizione dei provvedimenti correttivi. Per ottimizzare l’efficacia del reporting è utile fare un’analisi dei fattori critici di successo, ovvero di tutte quelle variabili fondamentali per il successo di un’azienda. Si tratta di variabili che creano un vantaggio competitivo nel lungo periodo e che, se ben controllate, permettono prestazioni di successo all’impresa. I fattori principali sono misurati tramite gli indicatori chiave ( detti anche KPI, Key Performance Indicator), che servono principalmente a tracciare efficacemente il comportamento dell’azienda e come si sta movendo ogni settore.
pianificazione aziendale
Pianificazione e controllo di gestione in azienda: strumenti utili – Foto da Pixabay

Benefici del controllo di gestione

In conclusione, il controllo di gestione diventa utile perché:

  1. Aiuta a individuare le problematiche di eventuali settori in perdita e permette di capire come e dove intervenire per migliorare i processi di produzione;
  2. Aiuta a misurare le prestazioni delle singole aree di responsabilità in modo da decidere se bisogna incrementare la capacità produttiva interna o rivolgersi a collaboratori esterni.

Quali sono i costi della pianificazione e del controllo di gestione?

I costi del controllo di gestione non sono altissimi, soprattutto se si considera che questi servono a risparmiare tempo e denaro.

costi che un’azienda deve sostenere dipendono quindi dalla consulenza, dalla formazione del personale e dall’acquisto di un software dedicato per poter effettuare la corretta raccolta e la gestione dei dati.

Controllo di gestione e digitalizzazione

Se l’azienda è ben strutturata ha sicuramente a disposizione un enorme quantitativo di dati. Per questo motivo è molto importante che i processi per la gestione della contabilità e del controllo di gestione siano ben organizzati.
Anche l’evoluzione del mercato, sempre più competitivo, pone l’accento su una gestione sempre più efficiente per adattare il business alle esigenze dell’azienda in modo da raggiungere gli obiettivi economici prefissati.

I gestori dell’azienda quindi, hanno sempre di più l’esigenza di avere a propria disposizione e in poco tempo tutte le informazioni e i dati per misurare ogni aspetto delle performance aziendali. Non solo, quindi, essere a conoscenza degli andamenti economici e finanziari, ma anche disporre delle informazioni quantitative e qualitative per avere una visione completa di tutta la contabilità e dei suoi processi.

La digitalizzazione è infatti la chiave di volta che serve per questa attività. L’obiettivo del digitale in azienda è quello di rendere disponibili le informazioni rilevanti in minor tempo, per avere ancora più consapevolezza delle possibilità economico-finanziarie e di tutti gli indicatori e avere il pieno controllo dell’andamento che ha portato al successo o all’insuccesso di determinate attività aziendali.

Tutto questo è possibile solo grazie a strumenti aziendali che si servono di sistemi digitali che rappresentano in modo semplice e chiaro dati complessi. Senza questi i tempi di gestione diventano visibilmente più lunghi e macchinosi.

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