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Conservazione digitale a norma: quando è necessaria?

La conservazione digitale rappresenta alla perfezione l’efficace processo di gestione documentale. Inoltre, in alcuni casi è anche obbligatoria. Non è più un segreto ormai che le aziende che dematerializzano i propri archivi documentali beneficino di tantissimi vantaggi che portano alla riduzione dei costi operativi e, in generale, a una migliore efficienza complessiva. Ci sono sempre più strumenti e abitudini che spingono verso la digitalizzazione e ormai ogni organizzazione non può più occuparsi di questa materia.

Conservazione digitale obbligatoria: quando?

La conservazione digitale è obbligatoria la si attua solamente per alcuni documenti. In particolare, si usa soprattutto per:

  • fatture elettroniche,
  • contratti firmati digitalmente,
  • PEC – Posta Elettronica Certificata (deve essere conservata per 10 anni).

Più in generale, con il diffondersi di tantissimi strumenti software, ormai tutte le imprese sono tenute a conservare digitalmente tutti i dati che devono essere oggetto di controllo da parte di autorità o enti. Questo significa che ci sono davvero tantissimi documenti che sono riconducibili a un determinato processo o servizio.

In ogni caso, è possibile conservare digitalmente tutti i documenti fiscali e amministrativi in maniera molto semplice, senza che si riscontrino problemi di validità circa questa procedura. Si digitalizzano anche conferme d’ordine, documenti di trasporto, avvisi di consegna, e bilanci d’esercizio, registri contabili, CUD, e molto altro.

In pratica, qualsiasi documento importante per un’organizzazione può ormai essere digitalizzato.

Definizioni

Il documento informatico ha efficacia dal punto di vista legale in base all’articolo 2702 del Codice Civile quando ha apposta una firma digitale. Deve essere inoltre prodotto in modo da garantire sicurezza, integrità e immodificabilità nel tempo.

Il contratto informatico è un documento scritto e siglato dalle parti attraverso tool informatici. Si possono quindi con estrema facilità inserire nei flussi di lavoro, per renderlo più agevole. La digitalizzazione dei documenti attraverso software sempre più intelligenti permette di rendere automatiche molte attività burocratiche, permettendo agli addetti di occuparsi di altro.

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Cos’è la conservazione digitale

È importante in questo contesto, dopo aver parlato della conservazione digitale è obbligatoria, spiegare anche qual è la differenza tra la conservazione e l’archiviazione digitale. Non basta infatti ridurre e semplificare tutto dicendo che questi termini sono sinonimi. Bisogna impostare i processi di gestione documentale in modo da aver chiara la distinzione, per seguire importanti regole.

L’archiviazione digitale è legata quindi alla memorizzazione di contenuti all’interno di software e supporti esterni. Questa operazione non viene disciplinata da specifiche regole e spesso le organizzazioni fanno archiviazione e back up in modo da proteggere il proprio bagaglio di conoscenza.

La conservazione digitale invece riunisce l’insieme di processi e attività volti a conservare nel tempo i documenti. In modo che l’accessibilità dei dati porti poi al loro utilizzo, integrità e autenticità e reperibilità. I soggetti coinvolti hanno funzioni che impongono la redazione del Manuale della Conservazione, in modo da spiegare nel dettaglio il funzionamento del processo progettato dall’ideatore e le misure di sicurezza che sono state scelte. Si tratta di un documento che dev’essere certificato e periodicamente aggiornato in modo da poterlo presentare poi alle autorità competenti.

Conservazione digitale a norma, in sintesi

Per semplificare la spiegazione del passaggio, il procedimento da seguire è il seguente. Seguendo la normativa che spiega la conservazione del documento informatico, si passa all’associazione dei metadati. Questi ultimi sono delle informazioni che consentono di capire come è strutturato il contenuto, per poterlo emulare nel formato originale, qualora si sentisse la necessità di doverlo consultare in qualsiasi momento.

Inoltre, diventa molto importante il Pacchetto di Versamento, ovvero quando i dati da dover conservare consentono di mettere insieme più file. Con firma digitale e marca temporale da parte del Responsabile della Conservazione muta in Pacchetto di Archiviazione.

1. Obbligatorietà

La conservazione digitale garantisce utilizzabilità, accessibilità, autenticità e reperibilità dei documenti. Sulla base di questo, i documenti da conservare obbligatoriamente sono:

  • Quelli della pubblica amministrazione;
  • Le fatture elettroniche;
  • Le email di posta elettronica certificata (la PEC);
  • I contratti con firma digitale.

2. Sistema di classificazione e conservazione

Cosa significa, quindi, conservare un documento secondo un metodo digitale?

Vuol dire, semplicemente, disporre di due strumenti archivistici di classificazione e di conservazione.

Sistema di classificazione

In questo caso, il titolario stabilisce la disposizione dei documenti secondo un ordine logico e le aggregazioni in un archivio, secondo determinati criteri.

Sistema di conservazione

Con il sistema di conservazione ci si riferisce molto semplicemente a un database o a un server in cloud, o delle cartelle ordinate. Oppure,  sistemi molto complessi, con backup periodici e flussi organizzati.

Il sistema di conservazione più adeguato deve garantire “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici”.

3. Strumenti

Partendo da quanto detto riguardo al sistema di conservazione, ne consegue che anche gli strumenti da utilizzare sono diversi. Con alcune doverose costanti. Questi tre strumenti, infatti, sono utilizzati in tutti i sistemi di conservazione:

  • Firma digitale. Ha la funzione di identificare in maniera univoca e immediata chi e a che titolo ha firmato un documento, rendendolo valido (valido inteso in senso molto lato).
  • Marca temporale. Associata a un documento digitale, indica la data in cui un documento è stato firmato e, di conseguenza, è diventato valido.
  • Metadati minimi. Sono le informazioni fondamentali da associare a un documento, così che possa essere archiviato in maniera ordinata nel sistema di conservazione e recuperati in caso di bisogno. Alcuni dei metadati minimi sono l’identificativo del documento, il responsabile e l’oggetto del documento.

4. Conservazione digitale delle fatture elettroniche

Anche le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente in base a determinati riferimenti normativi (Articolo 2220 del Codice civile; Articolo 3, comma 1, lettera b, del D.M. 17/6/2014; p.c.m. 3 dicembre 2013).