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Tipi di firma elettronica per velocizzare le procedure

La firma elettronica è uno strumento fondamentale che ogni azienda dovrebbe adottare, poiché renderebbe più efficiente il passaggio di documenti ed eviterebbe lo spreco di carta. Se anche tu sei interessato a tutti i processi di digitalizzazione, scopri subito tutte le potenzialità di questo strumento.

Conoscere i tipi di firma elettronica

Vi sarà capitato di imbattervi almeno una volta in uno strumento di firma elettronica. Si tratta di una soluzione pratica e veloce che si sta sostituendo sempre più alla firma in calce, ampliando il proprio orizzonte di potenzialità. Il suo utilizzo è semplice, ed è molto conveniente usarla perché certifica la validità della tua azione come firma digitale, quindi valida a tutti gli effetti.

Conoscere ogni tipologia di firma elettronica diventa fondamentale per portare avanti al meglio la gestione della propria attività. Esiste un particolare regolamento europeo, l’eIDAS, che spiega come le firme digitali debbano avere le stesse caratteristiche e, quindi, devono essere utilizzati al meglio a seconda del contesto. In questo modo si evitano anche errori che possono portare a problemi di tipo gestionale e a possibili conseguenze legali. Diventa quindi fondamentale saper scegliere le funzionalità in modo da guidare l’azienda nella giusta direzione di scelta e azione.

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Firma digitale: un punto di forza per l’azienda

Tipologia di firma elettronica: le differenze fondamentali

Ci sono davvero tante caratteristiche tecniche che distinguono una tipologia di firma elettronica da una differente. Non solo, ma queste hanno anche ripercussioni sul valore legale che viene attribuito a determinati documenti informatici che vengono firmati. Per questa ragione, ogni tipo di documento ha la sua firma specifica. Scegliere la forma digitale o la siglatura deve avere un senso e un contesto; non è possibile scegliere lo strumento che piace di più. Proprio per seguire le possibili esigenze di ogni cliente, la normativa eIDAS prevede differenti generi di firma.

Vediamoli nel dettaglio in modo da capire meglio le differenze tra le varie tipologie possibili di firma elettronica:

  • semplice: in questo caso, il valore probatorio è valutabile in giudizio, in base alla sicurezza, all’integrità e all’immodificabilità del documento stesso. Il regolamento eIDAS agisce fino a un certo punto, lasciando poi spazio al diritto nazionale dei singoli Paesi in materia di effetti giuridici.
  • avanzata: ha la stessa efficacia giuridica della scrittura privata. Ciò significa che garantisce l’identità dell’autore, la sua integrità e non permetta alcun tipo di modifica sul documento.
  • qualificata: in questo caso, ci si trova davanti a una firma elettronica avanzata, creata da un dispositivo che permette la creazione di una firma elettronica qualificata, sulla base di un certificato qualificato per firme elettroniche. Una firma elettronica qualificata ha gli stessi effetti giuridici della firma autografa.

Noi di Arxivar ti diamo la possibilità di avere a disposizione tutte le modalità di firma digitale, a seconda della tipologia di documento da firmare.

Quando dovresti scegliere una piuttosto che l’altra? La scelta può destare qualche difficoltà, ma proviamo a darti qualche informazione in più in modo da migliorare la tua percezione in merito e avere un quadro più chiaro di come funzionano le firme digitali. Ad esempio:

  • Firma Elettronica Semplice (FES) serve per i file come DDT, documenti interni o preventivi che richiedono l’approvazione
  • Firma Elettronica Avanzata (FEA) utilizzata per le dichiarazioni IVA, le informative al consenso per la privacy e gli elenchi Intrastat
  • Firma Elettronica Qualificata (FEQ) serve in maniera specifica per il libro giornale, il libro mastro, il bilancio d’esercizio e i registri IVA

I vantaggi dell’utilizzo di una tipologia di firma digitale all’interno della tua azienda

Qui in breve ci sono i principali vantaggi che è possibile trovare grazie all’utilizzo di particolari sistemi di firma digitale, in modo da procedere verso un sistema innovativo:

  • Gestione digitale dei documenti a 360° senza doverli stampare. Ciò porta sicuramente a un notevole risparmio sui costi di stampa e di archiviazione
  • Velocizza le procedure
  • Firma da remoto
  • Maggiore controllo dei documenti: in tempo reale si verifica se il documento è stato inviato, se è firmato o se ci sono stati errori
  • Gestione del documento in un gestionale di conservazione che supporta la firma elettronica. Il tutto in un’unica piattaforma
  • È possibile gestire i documenti creati da qualsiasi tipo di programma
  • Conservazione a norma dei documenti in tutta sicurezza

Anche se sembra sempre conveniente utilizzare la firma elettronica qualificata per ogni cosa, in modo da togliersi ogni preoccupazione circa l’aspetto legale dei documenti che si trovano all’interno dell’azienda, la scelta non è così facile. Infatti questa non è sempre la decisione migliore perché ogni tipologia di firma ha i propri vantaggi a seconda dell’utilizzo. La firma elettronica qualificata è sicuramente quella riconosciuta come la più sicura, ma anche la più costosa e complessa da ottenere. L’ideale sarebbe poterla utilizzare per i documenti più importanti che hanno bisogno di varie tutele dal punto di vista legale. Diventa quindi perfetta per:

  • contratti di lavoro,
  • transazioni economiche,
  • accordi aziendali.

La firma elettronica avanzata invece è molto più pratica perché permette di dare sicurezza ai propri documenti, velocizzando e automatizzando i processi. Solitamente la si usa in maniera molto pratica nella forma di una firma grafometrica ma con l’utilizzo di un pennino o un tablet. Questa la si è vista molto spesso in varie segreterie o ad alcuni sportelli di accoglienza delle più svariate imprese o negli studi professionale.

Infine, la firma elettronica semplice invece è utile per un utilizzo quotidiano, anche informale, se non c’è la necessità specifica di conferire valore legale all’atto.

Non perdere l’occasione di rendere più facile l’archiviazione di documenti firmati grazie alla potenzialità della firma elettronica!