Im Jahr 2020 begann eine autonome Einrichtung, die Seniorenheime, Kindertagesstätten und ein Institut für Minderjährige betreibt, einen bedeutenden Transformationsprozess.
Der Bedarf, den Personalbereich zu verbessern und weiterzuentwickeln, ergab sich im Zuge der neu erlangten Autonomie.
In diesem Kontext wandte sich die Einrichtung an CHC Business Solutions SA, um Unterstützung im Bereich Dokumentenmanagement zu erhalten.
Die Ausgangslage
Die zentrale Herausforderung bestand in der Digitalisierung des Personalmanagements, nicht nur im HR-Bereich, sondern auch in der Verwaltung.
Aufgrund der komplexen Organisationsstruktur – mit mehreren Abteilungen, die unterschiedliche Anforderungen in den Pflege- und Bildungsbereichen hatten – war es entscheidend, flexible Lösungen zu finden, die diesen unterschiedlichen Bedürfnissen gerecht werden konnten.
Die Lösung von CHC
Wir führten eine gründliche Planungs- und Analysephase durch, um die spezifischen Anforderungen der Einrichtung zu verstehen und gezielt zu adressieren.
Daraufhin schlugen wir eine Lösung vor, um das Personalmanagement in allen Einrichtungen zu digitalisieren, Arbeitsabläufe zu optimieren und die interne Kommunikation zu erleichtern.
Zu den umgesetzten Massnahmen gehörten:
- Digitalisierung der Mitarbeiterdossiers
- Elektronische Verwaltung von Lohnabrechnungen und Arbeitszeiten
- Digitalisierte Bewerbungsprozesse
- Integration eines Intranets in ARXivar NEXT zur weiteren Verbesserung der internen Kommunikation
Erzielte Vorteile
Die Arbeit der Einrichtung wurde deutlich effizienter, mit einer klareren Aufgabenverteilung und einer schnelleren, reibungsloseren Kommunikation zwischen den Abteilungen.
Die neue Lösung ließ sich nahtlos in bestehende IT-Systeme integrieren und unterstützte die Einrichtung dabei, den neuen Datenschutzvorgaben gerecht zu werden.