Im Bereich der Altenpflege stellt das Dokumenten- und Verwaltungsmanagement eine grosse Herausforderung dar. Papierbasierte und manuelle Prozesse führen zu Ineffizienz, Verzögerungen und Fehlerquellen – was die Arbeitsabläufe verlangsamt und die Servicequalität beeinträchtigt.
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, hat REFAL (Rete Fondazioni Anziani Lugano) gemeinsam mit CHC Business Solutions SA ein umfassendes Digitalisierungsprojekt gestartet.
Die Einführung der Plattform ARXivar NEXT, einer modernen Verwaltungssoftware für Pflegeeinrichtungen, ermöglichte eine grundlegende Neugestaltung der Dokumentenorganisation und die Optimierung interner Prozesse – mit Fokus auf Effizienz, Sicherheit und Zugänglichkeit.
Die Ausgangslage
REFAL, entstanden aus dem Zusammenschluss von Cà Rezzonico (Lugano) und der Fondazione Opera Charitas (Sonvico), betreibt mehrere Pflegeeinrichtungen für Senior:innen. Mit dem Anstieg an Pflegebedarf und Dienstleistungen wurde ein modernes, automatisiertes System für das Dokumenten- und Personalmanagement dringend notwendig.
Zu den wichtigsten Herausforderungen zählten:
- Hoher manueller Aufwand in der Verwaltung und im Personalwesen
- Schwierige Dokumentenverwaltung mit Papierdokumenten und komplexen Freigabeprozessen
- Fehlendes strukturiertes System für Rechnungen, Lohnabrechnungen und interne Kommunikation
- Erhöhte Anforderungen an Datenschutz und rechtliche Konformität
REFAL benötigte eine Verwaltungssoftware für Pflegeheime, die Prozesse automatisiert und zentralisiert, dabei den Zugang zu Informationen erleichtert und die Datensicherheit erhöht.
Die Lösung von CHC
Um den spezifischen Anforderungen gerecht zu werden, implementierte CHC Business Solutions SA die Plattform ARXivar NEXT – ein innovatives System zur Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungs- und HR-Prozessen.
Dank dieser Software konnte REFAL:
- Das gesamte Dokumentenmanagement automatisieren und papierbasierte Abläufe eliminieren
- Den Freigabeprozess für Rechnungen digitalisieren, wodurch Bearbeitungszeiten und Fehler reduziert wurden
- Ein sicheres elektronisches Archiv implementieren, das den Datenschutzanforderungen entspricht
- Die Verwaltung von Lohnabrechnungen und interner Kommunikation optimieren, mit digitalem Zugriff auf relevante Unterlagen
- Die HR-Prozesse verbessern – von der Bewerbung über das digitale Mitarbeiterdossier bis hin zur laufenden Personalbetreuung
Die Einführung von ARXivar NEXT ermöglichte REFAL eine tiefgreifende Modernisierung der betrieblichen Abläufe und ein effizienteres, besser vernetztes Arbeitsumfeld.
Erzielte Vorteile
Die Integration der Verwaltungssoftware von CHC brachte REFAL konkrete Vorteile:
- Verkürzte Bearbeitungszeiten: Automatisierte Prozesse beschleunigten die Archivierung und das Auffinden von Dokumenten
- Höhere Sicherheit und Compliance: Dokumente werden nachvollziehbar gespeichert und sind nur für berechtigte Benutzer zugänglich
- Mehr operative Effizienz: Die digitale Verwaltung von Rechnungen und Lohnabrechnungen reduzierte Fehler und Verzögerungen
- Optimiertes Personalmanagement: Die Digitalisierung der HR-Prozesse erleichterte die gesamte Mitarbeiterverwaltung
- Besseres Nutzererlebnis für Mitarbeitende und Leitung: Der eigenständige Zugriff auf Dokumente erleichtert den Arbeitsalltag und verbessert die Informationsverfügbarkeit
Dank der Zusammenarbeit mit CHC hat REFAL einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Transformation gemacht.
Dieses Projekt ist kein Endpunkt, sondern der Beginn eines kontinuierlichen Innovationsprozesses, bei dem Technologie die organisatorische Entwicklung weiter vorantreibt und zur Steigerung der Servicequalität beiträgt.