Demo ARXivar

Gestione documentale dei processi aziendali

Cos'è e cosa serve?

Un sistema di Gestione Documentale è una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.

Vantaggi della Gestione Documentale​

La gestione documentale consente di digitalizzare i processi, gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:

INTEGRAZIONE

Integrazione ai sistemi utilizzati in azienda per una totale centralizzazione gestionale.

Accessibilità

Accesso smart alle informazioni da qualsiasi luogo e device utilizzato.

SICUREZZA

Un sistema documentale affidabile garantisce i giusti livelli di criptazione dei dati archiviati.

WORKFLOW

Tutti gli step del ciclo di vita di un documento sono gestiti grazie a sistemi automatici.

CONDIVISIONE

Informazioni condivise e controllate grazie all’impostazione dei corretti livelli di accesso.

CONSERVAZIONE

La conservazione digitale è lo step finale per una vera gestione paperless del documento.

ARXivar Next

ARXivar piattaforma unica per la gestione documentale

Con ARXivar è possibile :

  • Centralizzare le informazioni in un’unica piattaforma
  • Condividere in sicurezza le informazioni, tramite tool di collaboration avanzati
  • Ottimizzare la ricerca di documenti che sono sempre a disposizione da qualunque device
  • Organizzare flussi operativi fluidi e ottimizzati tramite workflow approvativi

ARXivar consente un gestione full digital dei documenti: dall’archiviazione (o creazione) fino alla Conservazione sostitutiva:

gestione documentale in Ticino

Approfondisci i vantaggi della gestione documentale con ARXivar

ARXivar permette di organizzare documenti e informazioni tramite fascicoli, pratiche o hashtag per una gestione documentale efficace.

Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale.

ARXivar permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

L’archiviazione digitale dei documenti, libera le informazioni dal loro supporto e facilita la loro ricerca e gestione

ARXivar consente l'archiviazione elettronica di qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa...) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.)

Tutte le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e facilmente rintracciabili. 

Strumenti di ricerca personalizzabili: documenti ed informazioni reperibili in pochi click

Il motore di ricerca di ARXivar permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all'interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT.

È possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

ARXivar permette di ricercare informazioni direttamente nei documenti grazie al potente motore OCR

Con il Servizio OCR la ricerca documentale è ancora più approfondita perché viene effettuata direttamente dentro al testo del documento informatico, comprese le scansioni pdf. ARXivar permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati del vostro sistema documentale.

Movimentazione completa dei documenti (e relativo tracciamento) tramite vari canali

ARXivar permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure LINK http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo.
Integrazione con: MS Exchange | Lotus Domino | MS Outlook | Lotus Notes | Principali Fax Server

Firma i tuoi documenti digitali come su carta con la garanzia di pieno valore legale e i vantaggi della dematerializzazione.

ARXivar propone diverse soluzioni di firma elettronica, a seconda delle esigenze di sicurezza e di utilizzo richiesti. 

La definizione di firma elettronica è  molto ampia ed include sia tipologie semplici di sottoscrizione informatica che non utilizzano strumenti in grado di garantire l’autenticità e l’integrità del documento firmato (per esempio la firma in una mail), che sistemi avanzati di firma digitale analoghi per validità legale alla firma autografa.

  • Risparmio di tempo: la gestione delle transazioni diventa veloce e pratica (si pensi anche a soggetti geograficamente distanti fra loro);
  • Risparmio economico: si riducono i costi di stampa e di spedizione, si ottimizza lo spazio dedicato all’archivio
  • Automazione delle procedure:  si semplificano i flussi di lavoro in azienda poiché le firme di approvazione si traducono in semplici richieste on line.

ARXivar garantisce l'integrità e la riservatezza dei documenti ARCHIVIATI, in linea con i requisiti dello standard ISO/IEC 27001

Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale.

ARXivar permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

Format centralizzati per una documentazione standardizzata e condivisa

Con ARXivar è possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata…) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.

Possibilità di creare un archivio autoconsultante a partire da qualsiasi ricerca o visualizzazione di ARXivar

  • Esportazione in formato csv e stampa dei risultati di ricerca
  • Firma digitale e strumenti di verifica dei certificati direttamente accessibili dall'interfaccia di ARXivar senza dover ricorrere a strumenti esterni
  • Modifica massiva sui dati di profilo
  • Pannello di anteprima per i principali formati

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