Demo ARXivar

Settore utilities nel controllo di gestione aziendale

ARXivar è un software gestionale aziendale in grado di supportare ogni fase dei processi, permettendo di ottimizzare tempi e costi.

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Fascicolo cantiere

ARXivar permette di riconciliare tutta la documentazione alla base dell’assegnazione di un cantiere. Un unico flusso di collaboration tra tutti gli attori coinvolti (Utilities, Authority e clienti), integrato agli applicativi  in uso (ERP,  Legacy, sistemi di controllo) garantisce il monitoraggio di ogni fase del processo e l’immediato reperimento di tutta la documentazione coinvolta. 

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Document composition

ARXivar permette di semplificare all’area Legacy la gestione e composizione della documentazione di conclausola al termine dell’aggiudicazione di un appalto. Il processo prevede: 

  • Composizione guidata del documento.
  • Invio automatico alla controparte del documento, per eventuali modifiche e gestione delle revisioni.
  • Firma digitale finale.
  • Conservazione a norma del documento, per garantirne il valore legale. 

Protocollazione comunicazioni in uscita ed entrata

Le comunicazioni ricevute, vengono protocollate dal sistema e, tramite task, assegnate ai gruppi/utenti competenti.

Le caselle di posta elettronica certificata sono automaticamente svuotate e le mail PEC vengono:

  • Archiviate con relative ricevute di ritorno associate
  • Protocollate automaticamente
  • Smistate (per competenza, per conoscenza, assegnazione a singolo utente, assegnazione a gruppo addetti)

ARXivar gestisce l’invio multicanale delle comunicazioni: Via Mail, Via PEC, Via FAX e Via canale tradizione delle Poste Italiane.

Durante l’invio l’operatore può monitorare l’avanzamento delle code d’invio. Se qualche informazione risulta mancante vengono attivati dei workflow per perfezionare i dati di spedizione.

  • Composizione del documento tramite modelli predefiniti.
  • Flusso approvativo (Resp.Area / Direzione)
  • Firma digitale remota
  • Protocollazione
  • Spedizione singla o multipla a seconda della tipologia del documento

Benefici

Un unico strumento per la gestione dell’intera azienda, indipendentemente dai sistemi terzi da cui provengono le informazioni.

Ottimizzazione dei tempi di generazione dei documenti e del flusso di lavoro grazie a flussi guidati, automatismi e tools di document composition.

Strumenti di controllo e reportistica consentono di avere un’analisi dettagliata delle performance di processi e attività migliorando l’efficienza operativa.

Disponibilità immediata di documenti e informazioni, grazie alla riconciliazione automatica.

Centralizzazione e facilitazione della collaboration: E’ possibile scambiare informazioni tramite chat, link ed email automatiche direttamente nel sistema.

Sicurezza dei dati e dei documenti gestiti: L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i giusti parametri di riservatezza e integrità.

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