Workflow Documentale
Cosa è un workflow documentale - o flusso di lavoro?
Un workflow documentale è una procedura digitale standardizzata con cui un documento può essere creato/acquisito, firmato, protocollato, modificato ed infine conservato a norma. L’utilizzo di workflow documentali consente quindi a ciascuna organizzazione di gestire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.
Cicli di vita di un documento
Creazione
Template aziendali predefiniti permettono di creare documenti differenti (comunicati stampa, offerte, fatture etc.) direttamente dal sistema.
VALIDAZIONE
Il documento generato può essere inserito in un workflow approvativo. Ogni utente coinvolto ha visibilità sullo stato di avanzamento approvativo.
DISTRIBUZIONE
Il workflow permette anche di inviare automaticamente il documenti tramite email oppure link, a determinate liste di distribuzione.
CONSERVAZIONE
La conservazione digitale è l’ultimo step necessario per una vera gestione paperless. Questo significa avere sempre a disposizione il documento e conservarlo in sicurezza.
Esempi di Workflow Documentale
Grazie al workflow documentale è possibile gestire gli step di creazione, organizzazione, approvazione e condivisione di qualsiasi tipo di documento: contratti, documenti del sistema qualità, verbali, informative privacy etc.
GESTIONE OFFERTA
L’offerta viene elaborata con un template predefinito. Un workflow verifica la presenza di tutte le informazioni necessarie e procede allo svolgimento del flusso approvativo. Per farlo, include gli approvatori in base a zona, importi e tipologia cliente. Al termine del ciclo di approvazione l’offerta viene semplicemente inviata al cliente.
GESTIONE CIRCOLARI
Il workflow di generazione di una circolare inizia con con la richiesta di un reparto, per poi richiederne l’approvazione. In seguito la circolare viene numerata, protocollata ed inviata a una lista specifica, interna od esterna. Le circolari sono sempre organizzate, rintracciabili facilmente e relazionate ai relativi destinatari.
CONVOCAZIONE CDA
Il workflow inizia con l’invio della convocazione contenente i documenti linkati ad ogni punto. Successivamente il workflow prevede la raccolta delle risposte di ogni convocato, l’apertura da remoto, la discussione con modifica di eventuali punti non approvati e la generazione automatica del verbale, che richiede firma digitale e spedizione.
GDPR - DATA BREACH
Il General Data Protection Regulation (GDPR) obbliga le organizzazioni a notificare entro 72 ore all’Autorità competente e agli utenti interessati eventuali fughe o compromissioni di dati.
Un sistema di workflow documentale permette di redigere ed inviare tempestivamente le comunicazioni grazie a template predefiniti e processi monitorati.
Cerchi un software che possa aiutarti nel Workflow Documentale?
Ecco cosa puoi fare con il modellatore di workflow di ARXivar
Modellare i workflow
Grazie al Modellatore Grafico di workflow si danno delle linee guida per azioni, tempi, vincoli e partecipanti delle attività. Il tutto definendo i processi, senza conoscenze di programmazione.
ESEGUIRE I
WORKFLOW
Il workflow di ARXivar permette all’azienda di semplificare moltissime attività, che arrivano virtualmente a chi deve svolgerle. L’utente è guidato sulle azioni da compiere attraverso dei task del processo.
MONITORARE I
WORKFLOW
Non c’è miglioramento senza controllo. ARXivar monitora e misura le prestazioni di ogni processo per trovare possibili colli di bottiglia e aree di inefficienza.
La gestione del Workflow della tua azienda con ARXivar in 3 steps
Modellatore di Workflow totalmente Drag&drop
Con ARXivar creare un processo e gestire la tua azienda è semplicissimo! Tutte le fasi di un flusso sono impostate attraverso strumenti grafici e senza necessità di scrivere codice! Inserendo e trascinando forme e frecce, si definiscono azioni manuali o automatiche, vincoli, tempi e utenti coinvolti nelle attività.
Velocità ed elasticità di gestione dei flussi
Il Modellatore di Workflow permette di creare e modificare autonomamente la struttura e la logica dei flussi di attività. In pochi click e tempestivamente si modifica un processo in corso.
Il ciclo di vita del documento
ARXivar gestisce il documento lungo tutto il suo ciclo di vita e i suoi stati di validità: bozza, approvazione, accettazione, spedizione, condivisione etc. In fase di configurazione si definiscono gli stati approvativi, e i relativi utenti coinvolti, attraverso cui i documenti dovranno muoversi.
L’operatività semplificata
Il motore di workflow di ARXivar consente all'azienda di facilitare e velocizzare lo svolgimento delle attività che vengono segnalate tramite notifica a chi deve svolgerle.
Per ogni task l'utente è guidato da dettagliate istruzioni sulle azioni da compiere e gli sono sufficienti pochi click per operare su ogni processo. Le priorità e le informazioni utili sono ben evidenziate nel pannello dei dettagli e tutti gli strumenti di gestione documentale sono resi immediatamente disponibili.
Processi interattivi o automatici
I processi in esecuzione possono essere di tipo interattivo (coinvolgono e guidano l’utente nell’esecuzione di attività ed operazioni), ma anche di tipo automatico (orientati all’interoperabilità applicativa con sistemi di terze parti).
Vantaggi
- L’utente è immediatamente operativo attraverso strumenti semplici e immediati
- Priorità del task e altre informazioni utili ben evidenziate
- Task e maschere personalizzabili per gli operatori
- Possibilità di avviare direttamente applicativi esterni
- Allegati e note di processo
- Accesso diretto al sistema di tracciatura di tutte le operazioni svolte
- Gestione azienda facile e veloce
Tracciabilità e misurazioni
ARXivar è in grado di analizzare le performance relative allo svolgimento dei flussi di lavoro, per ricavare informazioni importanti nella valutazione dell’andamento aziendale. Gli strumenti di controllo e reportistica consentono al management di supervisionare ed intervenire in tempo reale sulle criticità.
Analisi delle performance della Gestione Documentale
Con tutti i filtri messi a disposizione dal DB di ARXivar è possibile analizzare i documenti movimentati, fino ad arrivare al dettaglio e richiamarli direttamente in visualizzazione
Analisi dei processi
rispetto a tempi standard, quanti e quali processi sono stati avviati e conclusi nel tempo, la misurazione dei ritardi e delle performance...
Analisi delle performance degli utenti
rispetto ai task assegnati e diverse analisi sui carichi di lavoro, i colli di bottiglia etc.
