Digitalisieren Sie die Prozesse und verbessern Sie die Performance Ihres Unternehmens
CHC ist Master Reseller ARXivar für die Schweiz
Über 4.000 Unternehmen haben sich für ARXivar entschieden, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und zu digitalisieren.
Was ist ARXivar ?
ARXivar ist eine Low-Code-Software für das Dokumentenmanagement und vereint Archivierung, gesetzeskonforme Aufbewahrung und Automatisierung von Unternehmensprozessen. Sie steht als Cloud-Version „Ready“ und als On-Premise-Version „NEXT“ zur Verfügung.
Die Hauptmerkmale:
- Organisiert alle Informationen in einem einzigen Archiv, sodass diese leicht auffindbar sind und Unterlagen in Papierform überflüssig werden
- Automatisiert Unternehmensprozesse und überwacht deren Fortschreiten mit Hilfe moderner Berichterstattungstools
- Bewahrt die Dokumente im digitalen Format gesetzeskonform auf, schützt die Daten und gewährleistet deren Rechtsgültigkeit auch im Laufe der Zeit
- Ermöglicht den Zugriff auf Informationen und Arbeitsabläufe von überall aus und mit jedem Gerät
Dokumentenmanagement
Das Dokumentenmanagement ermöglicht es, Dokumentationsprozesse zu digitalisieren und den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments organisiert zu verwalten, wodurch die Effizienz von Unternehmen jeder Größe verbessert wird.
Mit ARXivar lassen sich Dokumente optimal verwalten: von der Erstellung und Archivierung bis hin zur Aufbewahrung und Katalogisierung.
Ein modernes Berechtigungssystem ermöglicht es, den Zugriff auf die Informationen für jeden Benutzer oder jede Gruppe genau festzulegen.
ARXivar nutzt u.a. künstliche Intelligenz für die automatische Extraktion und Klassifizierung von Dokumenten.
Prozessmanagement
Unter Prozessmanagement versteht man die Darstellung, Standardisierung und Messung der Leistung von Arbeitsabläufen, um Geschäftsprozesse in Übereinstimmung mit den gesetzten Zielen zu optimieren.
Mit ARXivar können Unternehmensprozesse in automatisierte Workflows umgewandelt werden, um Verfahren zu standardisieren und den Status der Prozesse über dynamische Dashboards in Echtzeit zu überwachen.
Der webbasierte Workflow-Gestalter ermöglicht es, neue Arbeitsabläufe durch Ziehen & Ablegen eigenständig und ohne Programmierung zu erstellen und umzusetzen
Elektronische Signatur
Die elektronische Signatur ist eine geradezu ideale Lösung für Unternehmen, die Genehmigungszeiten für Verträge und andere rechtliche Dokumente beschleunigen möchten.
ARXivar enthält Funktionen für elektronische Signaturen, die es ermöglichen, administrative und genehmigungspflichtige Prozesse sicher und gesetzeskonform zu automatisieren.
Die Vorteile der ARXivar-Lösung für Unternehmen
- Ein einziger Speicherort: Alle Unternehmensdokumente werden auf einer Plattform archiviert, was die Suche und Verwaltung erleichtert.
- Automatisierung von Prozessen: Viele manuelle Prozesse, wie die Dokumentenfreigabe oder die Archivierung, können automatisiert werden.
- Erleichterte Zusammenarbeit: Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit zwischen Teams werden einfacher und sicherer.
- Integrierbarkeit: ARXivar lässt sich leicht in andere Unternehmenssysteme wie ERP, CRM und E-Mail-Systeme integrieren.
- Skalierbarkeit: ARXivar kann an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe angepasst werden.
- Personalisierung: Die Benutzeroberfläche kann an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Anwendungsbeispiele
Spesenabrechnungen
Die ARXivar-Lösung für die Verwaltung von Spesenabrechnungen – von der Erfassung der Belege bis zur digitalen Aufbewahrung aller Unterlagen.
Digitale Auftragsabwicklung
Der Beschaffungsprozess ist einer der komplexesten und unternehmensübergreifendsten: Tausende von Dokumenten werden jährlich erstellt, die Genehmigungsverfahren sind komplex und die Abwicklung erfolgt viel zu oft papierbasiert.
Lieferscheinverwaltung
Die Handhabung von Lieferscheinen in Bezug auf Zahlen und Kosten ist einer der kostenintensivsten und aufwendigsten Prozesse für das Unternehmen.
Vertragsverwaltung mit grafometrischer Signatur
ARXivar ermöglicht eine vollständig papierlose Verwaltung aller Phasen des Vertragsabschlussprozesses.
Einberufung des Verwaltungsrates
Der Workflow beginnt mit dem Versand der Einladung, die verlinkte Dokumente für jeden Punkt der Tagesordnung enthält. Anschließend werden die Antworten aller Eingeladenen gesammelt. Es erfolgt die Eröffnung aus der Ferne, die Diskussion mit eventuellen Änderungen nicht genehmigter Punkte und die automatische Erstellung des Protokolls, das eine digitale Signatur und den Versand erfordert.
Handhabung von Angeboten
Das Angebot wird mit einer vordefinierten Vorlage erstellt. Ein Workflow überprüft das Vorhandensein aller erforderlichen Informationen und führt den Genehmigungsprozess durch. Dazu werden die Genehmigenden nach Region, Beträgen und Kundentyp einbezogen. Nach Abschluss des Genehmigungszyklus wird das Angebot einfach an den Kunden verschickt.