Numérisez vos processus et boostez les performances de votre entreprise
CHC est Master Reseller ARXivar pour la Suisse
Plus de 4.000 entreprises ont choisi ARXivar pour optimiser et digitaliser leurs processus métiers
Qu’est-ce qu’ARXivar ?
ARXivar est un logiciel de gestion documentaire low-code qui unifie l’archivage, la conservation conforme et l’automatisation des processus d’entreprise. Il est disponible en version cloud (Ready) et en version locale (NEXT).
Principales caractéristiques:
- Organiser toutes les informations dans un seul et même espace, les rendant facilement accessibles et éliminant les supports papier
- Automatiser les processus d’entreprise et en suivre l’évolution à l’aide d’outils de reporting avancés
- Conserver les documents au format numérique conformément à la loi, en protégeant les données et en garantissant leur valeur légale dans le temps
- Permettre l’accès aux informations et aux flux de travail partout et depuis n’importe quel appareil
Gestion des documents
La gestion des documents permet de numériser les processus documentaires, en gérant l’ensemble du cycle de vie des documents de manière organisée et en améliorant l’efficacité des entreprises de toutes tailles.
ARXivar vous permet de gérer au mieux vos documents : de leur création et archivage à leur conservation et catalogage.
Un système avancé de gestion des autorisations permet de définir précisément les niveaux d’accès aux informations pour chaque utilisateur ou groupe.
ARXivar intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle pour l’extraction et la classification automatique des documents.
Gestion des processus
La gestion des processus d’entreprise désigne la cartographie, la standardisation et la mesure des performances des flux de travail afin d’optimiser les processus métier en accord avec les objectifs.
ARXivar permet de convertir les processus d’entreprise en workflows automatisés, afin de standardiser les procédures et de surveiller l’état des processus en temps réel grâce à des tableaux de bord dynamiques.
Le concepteur de workflows, basé sur le web, permet de créer et d’implémenter de nouveaux flux opérationnels en toute autonomie, grâce à une interface glisser-déposer, et ce, sans avoir à écrire de code.
Signature électronique
La signature électronique est la solution idéale pour les entreprises souhaitant accélérer les délais d’approbation des contrats et autres documents légaux.
ARXivar inclut des fonctionnalités de signature électronique qui permettent d’automatiser les processus administratifs et d’approbation de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.
Les avantages de la solution ARXivar pour les entreprises
- Un seul référentiel: Tous les documents de l’entreprise sont archivés sur une seule plateforme, facilitant ainsi leur recherche et leur gestion.
- Automatisation des processus: De nombreux processus manuels, tels que l’approbation de documents ou la création d’archives, peuvent être automatisés.
- Collaboration simplifiée: Le partage de documents et la collaboration entre équipes deviennent plus simples et sécurisés.
- Intégration facile: ARXivar s’intègre facilement à d’autres systèmes d’entreprise, tels que les ERP, CRM et systèmes de messagerie électronique.
- Scalabilité: ARXivar peut être adapté aux besoins des entreprises de toutes tailles.
- Personnalisation: L’interface utilisateur peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.
Exemples d'applications
Notes de frais
La solution ARXivar pour la gestion des notes de frais, depuis l’acquisition des justificatifs jusqu’à la conservation numérique de toute la documentation.
Gestion numérique des commandes
Le processus d’achat est l’un des plus transversaux et complexes de l’entreprise : des milliers de documents produits chaque année, des procédures d’approbation complexes et une gestion encore trop souvent en partie sur papier.
Gestion de DDT
La gestion des documents de transport, en termes de volumes et de coûts, est l’un des processus les plus lourds et complexes pour l’entreprise.
Gestion des contrats avec signature graphométrique
ARXivar permet une gestion entièrement dématérialisée de toutes les phases du processus de formalisation des contrats.
Convocation du CA
Le flux de travail commence par l’envoi de la convocation contenant les documents liés à chaque point. Ensuite, le workflow prévoit la collecte des réponses de chaque participant, l’ouverture à distance, la discussion avec modification des points non approuvés et la génération automatique du procès-verbal, nécessitant une signature numérique et un envoi final.
Gestion de l'offre
L’offre est élaborée à l’aide d’un modèle prédéfini. Un workflow vérifie la présence de toutes les informations nécessaires et déclenche le flux d’approbation. Pour ce faire, il inclut les approbateurs en fonction de la zone, des montants et du type de client. À la fin du cycle d’approbation, l’offre est simplement envoyée au client.